Cintia Magno
O processo conhecido como desmaterialização de documentos, que ocorre a partir da geração de documentos eletrônicos com aplicação de certificação digital, é uma tendência irreversível no cenário nacional. Já em curso não apenas no setor privado, mas também no público, tal tendência contribui de forma significativa com a redução dos impactos no meio ambiente, com a redução de custos, com a melhor gestão dos documentos, além de promover maior segurança às
informações que tramitam dentro da empresa.
Para que seja possível entender esses efeitos, faz-se necessário compreender como funciona a gestão digital de documentos. O gerente nacional de negócios da Arquivar, Gustavo Azevedo, e a gerente de inovação da Arquivar, Thais Pinho, explicam que essa gestão é realizada quando, por meio de um software específico, uma empresa passa a controlar toda a sua documentação eletrônica e digital de forma segura, baseada em permissões. “Ela permite que você consiga, através de metadados ou buscas determinadas, recuperar informações que você necessita. O importante de uma gestão digital é garantir que você consiga recuperar, a qualquer momento, informações e documentos no formato sempre que necessite”.
Os especialistas apontam que toda a transição de processos documentais físicos para processos digitais requer uma mudança de cultura, já que mesmo os mais jovens ainda estão muito apegados em ter um papel para guardar no armário. “Quando você fala na transição desses papéis para um processo digital e otimizado, é necessário ter essa mudança de mentalidade, entender que no meio digital bem otimizado e seguro, você vai conseguir de forma mais rápida guardar informações e recuperá-las no momento que você precisa, de qualquer lugar, contribuindo para o crescimento e sustentabilidade da empresa”.
Quando ocorre a transição para o meio digital, determinado documento ganha a possibilidade de ser compartilhado entre pessoas que estejam em qualquer lugar do mundo e acessado de forma ilimitada. Com isso, Gustavo e Thais apontam que se consegue otimizar o tempo dos colaboradores, que ao invés de gastar horas buscando um documento físico, passam a pesquisar dentro de um sistema otimizado, obtendo a informação ou acessando um documento em segundos, ao alcance de alguns cliques.
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Além de possibilitar que a empresa dê novos usos a espaços físicos que, antes, eram ocupados com a guarda física de documentos, o processo de gestão eletrônica documental contribui significativamente com a redução dos impactos ambientais, na medida em que possibilita a redução do uso de papel, por exemplo. “Sabemos que a produção de uma folha de papel A4 consome cerca de 10 litros de água e a gestão digital de documentos trabalha com a sustentabilidade por promover a redução da criação de documentos em papel, princípio dos 3 Rs: reduzir, reutilizar e reciclar”, apontam Gustavo e Thais. “Adotando uma gestão digital de documentos você elimina a papelada, pois o documento passa a já nascer eletronicamente e a circular dentro da empresa eletronicamente. Com isso você acaba não só com o papel, mas com diversas impressões, toner de impressoras que é altamente poluente, economia de mão de obra, de gastos de papel, equipamentos”.
SUSTENTÁVEL
Um exemplo dessa redução pode ser observado, por exemplo, em um processo comum no setor de Recursos Humanos das empresas. Os gerentes da Arquivar consideram que, até algum tempo atrás, o processo de contratação de funcionário em uma empresa, necessariamente, gerava a utilização de muito papel, já que o candidato tinha que fazer cópia de documentos, levar à empresa que então os replicava, armazenava.
Já com o processo virtual, o candidato não precisa fazer cópia dos documentos, pode simplesmente enviar uma imagem dos documentos através de um software, dentro de um processo previamente mapeado, com economia de tempo e energia. “Sabemos que, em média, são feitas nas empresas 5 cópias de cada documento. Dessa forma, no processo de contratação que totaliza 60 folhas em média, seriam gastas 300 folhas de papel apenas para contratar um colaborador. Agora, multiplique isso em uma empresa que tem 1.000 funcionários. São 300.000 folhas”, exemplificam. “Esse exemplo é só para o RH, mas aplicamos o conceito de virtualização, gerando um processo sustentável para diversas áreas nas empresas, como fechamento de vendas on-line, área contábil financeira, qualidade, o que além de ajudar o meio ambiente, promove economia e ganhos operacionais”.
